Pregunta:
Gestor de documentos para oficina sin papel
Uri Agassi
2014-02-08 21:28:19 UTC
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En mi esfuerzo por reducir el desorden de mi vida, compré un escáner y escaneé los miles de documentos en papel esparcidos por mi casa.

Para que esto valga la pena, necesito un software que me permita para guardar todos estos documentos de forma segura, además de permitirme encontrar los que necesito cuando los necesite.

Necesito un programa que pueda:

  • Almacenar e indexar miles de documentos (PDF, PNG, etc. con OCR o no)
  • Sea seguro (algunos de esos documentos son muy privados, extractos bancarios, etc.), es decir, cifrado del lado del cliente.
  • Proporcionar una solución de respaldo (para la posibilidad de que mi PC se fríe con todo mi historial de papel ...)
  • Permitir la administración diaria y la adición de nuevos documentos
  • Almacenar la fecha del documento (que debe ser editable, ya que podría no ser la fecha en que se escaneó / insertó en el sistema)
  • Tener algunas funciones en la nube (buscar en cualquier lugar) - ventaja

Estoy usando una máquina con Windows 7.

Nota

Aunque He publicado la respuesta de lo que yo uso como solución, estoy muy interesado en conocer otras soluciones, ya que la mía es un poco complicada ... ¿Alguien?

Esto es para el papel en el desorden del hogar, el mío, y aún así, la computadora de la mayoría de las personas es Windows, de ahí el requisito. Las aplicaciones web están permitidas, aunque me interesaría ver cómo pueden cumplir con el requisito de seguridad ...
One responder:
Uri Agassi
2014-02-08 21:28:19 UTC
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Actualmente utilizo Evernote para almacenar e indexar todos mis documentos.

¿Cómo se ajusta a los requisitos?

  • Almacenar e indexar miles de documentos : ese es su principal caso de uso
  • Permitir la administración diaria : agregue y etiquete documentos muy fácilmente
  • Almacene la fecha del documento : en Evernote, puede editar fácilmente el campo Creado en de una entrada, que resuelve elegantemente el problema de migración inicial.
  • Funciones de la nube : de forma predeterminada, todos los documentos están disponibles en línea.

Donde se queda corto

  • Sea seguro: cifrado del lado del cliente : Evernote lo hace no proporciona cifrado del lado del cliente. Dado que esto es muy importante para mí, utilizo la función de cuaderno privado de Evernote para mis documentos escaneados. Por supuesto, esto niega la función de copia de seguridad de Evernote ...
  • Proporcionar una solución de copia de seguridad : Dado que no estoy usando la función de nube de Evernote, necesito proporciono mi propia solución de respaldo. Para eso utilizo CrashPlan Pro, con el que hago una copia de seguridad del archivo de la base de datos de Evernote (% PROGRAM_DATA% / Evernote / Databases ). CrashPlan utiliza cifrado de cliente y compatibilidad con cambios incrementales, por lo que se adapta muy bien a esta necesidad.

Estas son mis experiencias en escaneo, respaldo e indexando mi oficina sin papel.

Me gustaría saber si existe una solución más optimizada, que no requiera que teje dos programas para satisfacer todas mis necesidades ...

Estoy en la misma posición que usted y estoy buscando exactamente el mismo software / solución. Evernote parece una solución _una_, pero, como describiste, hay algunas desventajas. Un año después de su publicación original, ¿ha encontrado algo mejor / más adecuado?
@Ratnanil: todavía no he encontrado una solución mejor, aunque sigo pensando que mi solución actual no es la ideal. Me alegrará mucho ver nuevas publicaciones sobre este tema aquí o en otro lugar ... ¿Cómo está manejando esta situación?
Por el momento, lo estoy haciendo de la peor manera posible: con dropbox. Esta "solución" tiene la ventaja de estar basada en la nube, de plataforma cruzada y viene con algunas funciones de respaldo. El principal inconveniente es la falta de capacidad de "etiqueta". Además, cuestiono seriamente la seguridad (considerando lo fácil que es crear un enlace público a cualquier archivo almacenado dentro del Dropbox). Me gustaría reanimar su pregunta, ¿cuál es la mejor manera de abordar esto? ¿Está bien reformularlo?
@Ratnanil: la forma canónica de hacerlo aquí es usando [recompensas] (http://stackoverflow.com/help/bounty).
Todavía no estoy seguro de cómo se vería mi solución * perfecta *. De hecho, estoy investigando el negocio de evernote. ¿Qué plan estás usando?
@Ratnanil: estoy usando el nivel gratuito, ya que la mayor parte de las funciones que necesito es el cuaderno sin conexión (ya que evernote aún no admite los cuadernos encriptados); la versión de pago no agrega nada que necesite.
@Uri Agassi, me preguntaba si lograste cambiar tu sistema o seguiste con Evernote. En cuanto a la seguridad, hoy existe un complemento que puede cifrar portátiles tanto en Evernote como en OneOnte llamado "Saferoom", ¿lo ha visto o lo está usando? ¡Salud!
@TVDN: sigo usando Evernote, aunque me gustaría tener alternativas serias para considerar (no he encontrado ninguna que se ajuste a mis requisitos). Con respecto a "saferoom", no lo sabía, así que lo comprobaré, pero desde mi vista inicial, parece que solo cifra el contenido de la nota, por lo que los metadatos (título, etiquetas) siguen siendo texto sin cifrar, y eso es valioso. datos que me gustaría mantener seguros ...
Eso es muy malo. Estoy prácticamente en la misma situación. El límite de tamaño de archivo no me ayuda con evernote, y el límite de tamaño de ruta no me ayuda con Windows. Estoy intentando con Microsoft Access, sin embargo, el límite de tamaño del archivo tampoco funciona. Mi próximo intento será usar XAMPP o similar para ejecutar el servidor local y posiblemente usar logicDOC o similar. Sin embargo, preferiría solo una instalación local que una interfaz web.
¡Dime si encuentras una alternativa interesante!


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Esta pregunta y respuesta fue traducida automáticamente del idioma inglés.El contenido original está disponible en stackexchange, a quien agradecemos la licencia cc by-sa 3.0 bajo la que se distribuye.
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